Perjalanan Dinas Pimpinan

ADMINISTRASI PERKANTORAN

PERJALANAN DINAS PIMPINAN

 

DISUSUN OLEH :

1.     DIAS MUTIA NINGRUM                XII  APK 2                  03

2.     ELSADAIE DWIKE AGUSTIN         XII APK 2                   18

3.     FEBRIANA ROSITA ANANDA       XII APK 2                   29

4.     FERDI SETIAWAN                           XII APK 2                   30

SMK NEGERI 1 SURABAYA

JL. SMEA NO. 4 WONOKROMO SURABAYA

TELP. 031-829038 EMAIL :info@smkn1-sby.sch.id

Http://www.smkn1-sby.sch.id

Kata Pengantar

 Dengan Menyebut Nama Allah SWT Yang Maha Pengasih dan Maha Penyayang. Kami panjatkan puja dan puji syukur atas kehadirat-Nya, yang telah melimpahkan rahmat, hidayah, dan inayah-Nya kepada kami, sehingga kami dapat menyelesaikan makalah Humas dan Keprotokolan tentang Perjalanan Dinas Pimpinan dan manfaat nya untuk siswa-siswi SMK Negeri 1 Surabaya.

            Makalah Humas dan Keprotokolan Ini telah kami susun dengan maksimal dan mendapatkan bantuan dari berbagai pihak sehingga dapat mempelancar pembuatan makalah ini. Untuk itu kami menyampaikan banyak terimah kasih kepada semua pihak yang telah berkontribusi dalam pembuatan makalah ini

            Terlepas dari semua itu, kami menyadari sepenuhnya bahwa masih ada kekurangan baik dari segi susunan kalimat maupun tata bahasanya. Oleh karena itu dengan tangan terbuka kami menerima segala saran dan kritik dari pembaca agar kami dapat memperbaiki makalah Humas da Keprotokolan ini.

            Akhir kata kami berharap semoga makalah Humas dan Keprotokolan tentang Perjalanan Dinas Pimpinan ini dapat bermanfaat maupun inspirasi terhadap pembaca.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    Surabaya, Januari 2016

                                                                                               

Penyusun

DAFTAR ISI

BAB I. 4

PENDAHULUAN.. 4

A. Latar Belakang. 4

B. Rumusan Masalah. 4

C. Tujuan. 5

BAB II ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………..5

LANDASAN TEORI ........................................................................................................................................5

BAB III………………………………………………………………………………..…………………………………………………………………...5

PEMBAHASAN.. 5

A. Mendeskripsikan Perjalanan Dinas. 5

A.1. Pengertian Perjalanan Dinas. 5

A.2. Macam-Macam Perjalanan Dinas. 6

A.3. Tata Cara Pelaksanaan Perjalanan Bisnis. 6

A.4. Persiapan Perjalanan Dinas. 7

B. Penanganan Perjalanan Dinas. 24

BAB IV.. 27

PENUTUP. 27

Kesimpulan. 27

DAFTAR PUSTAKA.. 28

 

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Perjalanan dinas pimpinan biasanya dilakukan karena berbagai kepentingan, antara lain karena adanya pelaksanaan pengawasan di kantor cabang atau perusahaan cabang, seminar, diklat, tender, janji perusahaan, perpajakan, kerjasama, menghadiri acara ceremonial, kegiatan sosial dan kegiatan lainnya. Sehubungan dengan perjalanan dinas tersebut, pimpinan tidak perlu mempersiapkan semuanya sendiri karena segala sesuatunya sudah dipersiapkan sekretaris, dan seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan dan keterampilan yang salah satunya adalah pengaturan dan mempersiapkan perjalanan dinas.

B. Rumusan Masalah

1. Bagaimana cara mengatur perjalanan dinas ?

2. Bagaimana melaksanakan penanganan perjalanan dinas ?

C. Tujuan

Adapun tujuan - tujuan yang dari makalah “Perjalanan Dinas” adalah sebagai berikut :

1) Agar mengerti dan memahami pengertian perjalanan dinas.

2) Agar mengerti dan memahami macam-macam perjalanan dinas.

3) Agar mengerti dan memahami tata cara pelaksanaan perjalanan dinas.

4) Agar mengerti dan memahami rencana perjalanan dinas.

5) Agar mengerti dan memahami dokumen perjalanan dinas.

6) Agar mengerti dan memahami transportasi dan akomodasi perjalanan dinas.

7) Agar mengerti dan memahami daftar perjalanan dinas.

8) Agar mengerti dan memahami pembiayaan perjalanan dinas.

9) Agar mengerti dan memahami jadwal perjalanan dinas.

10) Agar mengerti dan memahami laporan perjalanan dinas.

BAB II

LANDASAN TEORI

Perjalanan Dinas : Perjalanan yang dilakukan oleh karyawan / pegawai suatu lembaga /perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan kedinasan.

Perjalanan Bisnis : perjalanan yang dilakukan oleh karyawan/pegawai suatu lembaga/perusahaan yang berkaitan dengan kepentingan bisnis.

BAB III

PEMBAHASAN

A. Mendeskripsikan Perjalanan Dinas

A.1. Pengertian Perjalanan Dinas

Perjalanan dinas adalah perjalanan ke suatu tempat kerja yang berbeda yang ditentukan oleh perusahaan. Perjalanan dinas dilaksanakan oleh pimpinan berkaitan dengan tugas pekerjaan untuk jangka waktu tertentu.

Pelaksanaan perjalanan dinas berbeda dengan perjalanan biasa. Eseorang yang melaksanakan perjalanan biasa, mempersiapkan sendiri segala sesuatunya, baik dalam menentukan tempat yang di tuju maupun dalam menggunakan dana, dan biasanya keluarga pun ikut serta. Sedangkan perjalanan dinas, biasanya perusahaan yang memutuskan semuanya. Perusahaan yang menentukan tempat tujuan yang akan dikunjungi serta perusahaan yang membayar semua biaya untuk keperluan perjalanan dinas termasuk biaya transportasi, hotel, makan, minum, dan tunjangan lainnya. Dalam perjalanan dinas, keluarga tidak ikut serta, karena perjalanan dinas adalah urusan bisnis semata yang bertujuan meningkatkan prospek bisnis agar lebih cerah dan memperoleh mitra bisnis yang lebih baik, serta untuk mengembangkan dan meningkatkan kegiatan perusahaan.

A.2. Macam-Macam Perjalanan Dinas

Ditinjau dari segi wilayah tujuan, perjalanan dinas dibedakan menjadi dua macam, yaitu:

1. Perjalanan bisnis dalam negeri

a. Perjalanan dinas antarkota dalam satu provinsi.

b. Perjalanan dinas antarprovinsi.

2. Perjalanan dinas luar negeri atau perjalanan antarnegara

A.3. Tata Cara Pelaksanaan Perjalanan Bisnis

Ada tiga cara yang dapat dilakukan untuk mengurus dan mempersiapkan segala sesuatu yang berkenaan dengan melakukan perjalanan dinas, yaitu : melalui In House Travelling Department (divisi perjalanan), Travel Bureau (biro perjalanan), atau Administrasi Kantor / sekretaris. Berikut penjelasannya :

1. In House Travelling Department (Divisi Perjalanan)

In House Travelling Department, yaitu divisi/bagian di perusahaan yag khusus menangani perjalanan dinas pada suatu perusahaan dan bertanggung jawab mulai dari persiapan dokumen, mengurus tiket dan hotel dimana pimpinan akan menginap, serta mengurus keuangan/pembiayaan selama perjalanan dinas. Meskipun ada divisi perjalanan yang mengurus perjalanan dinas pimpinan, administrasi kantor/sekretaris tetap mempersiapkan dokumen lainnya seperti makalah atau buku referensi yang diperlukan, lalu menyimpannya dalam satu map, dan membuat jadwal perjalanan/daftar acara kegiatan (itinerary) untuk setiap kegiatan perjalanan pimpinan.

Agar proses perkembangan dan pelaksanaan perjalanan dinas pimpinan mudah dipantau, administrasi kantor/sekretaris dapat menghubungi petugas divisi perjalanan untuk memberikan informasi mengenai jadwal perjalanan dinas dan daftar acara kegiatan pimpinan

2. Travel Bureau (Biro Perjalanan)

Saat ini sebagian perusahaan menggunakan jasa biro perjalanan untuk mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan karena lebih praktis dan tidak merepotkan perusahaan. Administrasi kantor/sekretaris harus memilih biro perjalanan yang dapat dipercaya. Administrasi kantor/sekretaris bertanggung jawab dalam membuat pengendalian perjalanan (travel checklist) untuk mengurus dokumen yang diperlukan, seperti paspor, visa, fiskal, pembelian tiket, pemesanan hotel yang dikehendaki, sampai dengan pemesanan tempat yang akan dikunjungi untuk suatu kegiatan dalam perjalanan dinas.

3. Administrasi Kantor / Sekretaris

Apabila pimpinan meminta administrasi kantor/sekretaris sendiri yang mempersiapkan perjalanan bisnisnya, maka administrasi kantor/sekretaris harus segera mempersiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan dinas pimpinannya, seperti mempersiapkan semua dokumen perusahaan, mengurus paspor, visa, tiket, dan hotel yang disukai pimpinan. Agar persiapan dan pelaksanaan perjalanan dinas pimpinan dapat dipertanggung jawabkan, seorang administrasi kantor/sekretaris harus selalu berkoordinasi dengan pimpinan atau meminta petunjuk/masukan dari staf yang sudah berpengalaman dalam melaksanakan kegiatan perjalanan dinas.

A.4. Persiapan Perjalanan Dinas

Agar perjalanan dinas pimpinan berjalan lancar sesuai dengan yang diharapkan, administrasi kantor/sekretaris harus selalu berkoordinasi dengan pimpinan ketika mempersiapkan semua hal yang diperlukan dalam perjalanan dinas. Apabila administrasi kantor/sekretaris kurang berkoordinasi dengan pimpinan, administrasi kantor/sekretaris tentu akan menemui kesulitan untuk mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan. Persiapan perjalanan dinas pimpinan meliputi :

A.4.1. Persiapan Rencana Perjalanan Dinas

Dalam merencanakan perjalanan dinas, administrasi kantor/sekretaris harus segera mengumpulkan informasi perjalanan (travelling information) secara lengkap mengenai peraturan perjalanan dinas diperusahaan tersebut. Informasi yang perlu dikumpulkan tersebut, antara lain :

a. Siapa yang bertanggung jawab dalam perjalann dinas

b. Tujuan utama perjalanan dinas pimpinan. Ada beberapa tujuan perjalanan dinas, yaitu sebagai berikut :

 Perjalanan dinas untuk mengikuti tender proyek. Pimpinan harus memahami persyaratan dan mekanisme tender yang diadakan. Hal yang perlu disiapkan adalah proposal Surat Penawaran Harga (SPH) yang berisi pernyataan teknis dan persyaratan administrasi serta Company Profile.

 Perjalanan dinas untuk mengikuti pertemuan bisnis dengan maksud mengadakan kerja sama peluang bisnis dengan perusahaan lain. Hal yang perlu disiapkan adalah materi kerja sama yang berisi tujuan kerja sama, bentuk kerja sama, dan mekanisme pembagian keuntunga (profit sharing).

 Perjalanan dinas untuk mengikuti seminar atau rapat kerja nasional. Hal yang perlu disiapkan adalah mempelajari rapat/makalah seminar secara cermat yang biasanya sudah ditentukan dan terlampir dalam undangan seminar.

Perjalanan dinas untuk mengikuti Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS). Pimpinan harus memahami hak dan kewajiban pemegang saham dan mempersiapkan materi rapat yang sudah diterima oleh para pemegang saham.

 Perjalanan dinas untuk melakukan pembukaan kantor/perusahaan cabang. Hal yang perlu disiapkan adalah company profile untuk keperluan pembuatan akta notaris pendirian cabang perusahaan, serta orang yang akan dipersiapkan sebagai pimpinan cabang.

 Perjalanan dinas untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan (diklat). Pimpinan harus mempersiapkan buku-buku referendi dan makalah diklat.

 Perjalanan dinas untuk mengadakan kunjungan kerja ke daerah-daerah maupun ke negara lain. Pimpinan harus dapat merumuskan dengan jelas apa yang menjadi tujuan dan sasaran atas kunjungan tersebut.

c. Waktu atau jadwal yang pasti tentang acara perjalanan dinas yang meliputi keberangkatan, kedatangan, dan persinggahan.

d. Prosedur tentang transportasi dan hotel yang biasa dipakai, apakah pimpinan punya pilihan menggunakan kelas utama atau kelas ekonomi serta jenis hotel yang dikehendaki.

e. Jumlah uang perjalanan yang akan diperoleh oleh seorang pimpinan.

f. Cara pemesanan (reservation) tentang tiket pesawat dan hotel. Ada beberapa informasi yang haris diketahui oleh administrasi kantor/sekretaris tentang tiket, yaitu :

 Pembelian tiket

Jika perjalanan dinas pimpinan dilaksanakan oleh administrasi kantor/sekretaris, pembelian tiket dapat langsung dibayarkan di loket airlines (perusahaan maskapai penerbangan), tetapi jika pemesanan dilakukan melalui jasa biro perjalanan, biaya tiket sudah termasuk juga seluruh biaya, termasuk biaya (fee) untuk biro tersebut atau tiket dapat dipesan melalui website dan pembayarannya dilakukan melalui kartu kredit.

 Reconfirmation

Reconfirmation (konfirmasi ulang), yaitu proses penegasan kembali atau konfirmasi ulang tentang kapan pimpinan akan berangkat dengan airlines (perusahaan maskapai penerbangan) tersebut.

 Shuttle flights

Shuttle flights, yaitu penerbangan pulang pergi dalam satu negara. Penerbangan biasanya dilakukan setiap jam, sehingga tidak perlu membuat reservation (pemesanan). Tiket dapat langsung dibeli di airport (bandara) dengan uang tunai atau dengan kartu kredit, seperti penerbangan dengan tujuan Jakarta – Surabaya atau Jakarta – Batam.

 Perubahan pemesanan

           

Apabila rencana perjalanan dinas mengalami perubahan sebagian atau seluruhnya, maka administrasi kantor/sekretaris harus segera menghubungi pihak airlines untuk menginformasikan adanya perubahan pemesanan.

Open return

Open return, yaitu tiket yang dapat dipakai untuk perjalanan, namun belum diketahui dengan pasti kapan akan kembali. Bila pimpinan telah memutuskan tanggal kembalinya (saat itu beliau dalam perjalanan), pimpinan harus melakukan konfirmasi kepada airlines melalui telepon, sedangkan tiket dapat diurus di bandara pada waktu keberangkatan. Bila airlines yang bersangkutan tidak mempunyai tempat, kemungkinan tiket akan diberikan kepada airlines yang lain.

 Redeeming tickets

Redeeming tickets, yaitu membatalkan tiket pesawat yang sudah dibeli dan mendapatkan kembali uangnya setelah dipotong biaya administrasi.

g. Customs regulations (peraturan kepabeanan)

Sebelum bepergian ke luar negeri, administrasi kantor/sekretaris harus mencari tahu tentang peraturan kepabeanan/bea cukai dari negara yang akan dikunjungi pimpinan, seperti barang apa saja yang boleh dibawa serta barang apa saja yang boleh masuk kabin.

h. Baggage (bagasi), yaitu ketentuan tentang jumlah barang yang tidak boleh dibawa ke kabin pesawat. Bagasi tidak boleh melebihi ukuran dan berat yang telah ditentukan oleh perusahaan maskapai penerbangan yang bersangkutan. Ketentuan umum batas berat barang (baggage) yang tidak dikenai biaya, antara lain :

 Economy class (kelas ekonomi) : 20 kg

 Bussiness class (kelas bisnis) : 30 kg

 First class (kelas satu) : 40 kg

Jika barang yang dibawa melebihi dari ketentuan di atas, maka akan dikenakan biaya sesuai dengan kebijakan masing-masing perusahaan maskapai penerbangan.

i. Cara memperoleh penggantian ongkos perjalanan

j. Dokumen/materi apa saja yang perlu di persiapkan.

Agar rencana untuk perjalanan dinas mudah dikontrol, maka administrasi kantor/sekretaris harus membuat pengendalian perjalanan untuk setiap kegiatan perjalanan yang disebut travel checklist.

 

*) Pilih salah satu

Beri tanda (√) pada kolom status apabila telah disiapkan.

A.4.2. Persiapan Dokumen Perjalanan Dinas

Dokumen perjalanan dinas adalah suatu bukti tertulis atau tercetak yang dapat memberikan keterangan bagi pimpinan ketika melakukan perjalanan dinas. Dokumen perjalanan dinas, dapat dikelompokkan menjadi dua macam, yaitu :

a. Dokumen Internal

Dokumen yang diterbitkan oleh perusahaan atau instansi yang bersangkutan. Dokumen internal meliputi :

1. Surat Tugas

Surat yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di perusahaan dan di berikan kepada seorang (bawahan) untuk melakukan pekerjaan tertentu. Surat tugas terdiri dari empat bagian, yaitu sebagai berikut :

 Bagian kepala surat

 Pembuka surat

 Bagian isi surat

 Bagian penutup surat

Contoh Surat Tugas

2. Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)

Surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau seseorang yang lebih tinggi kedudukannya yang ditujukan kepada seorang (bawahan) untuk melaksanakan perjalanan dinas. Berdasarkan sumber pembiayaan yang digunakan, Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) terbagi menjadi dua, yaitu :

 SPPD Rutin, yaitu SPPD yang dibiayai dari sumer anggaran rutin. SPPD rutin diberikan oleh pimpinan/pejabat yang berwenang mengeluarkan anggaran rutin. SPPD rutin diberikan berkaitan dengan tugas-tugas rutin.

 SPPD Proyek, yaitu SPPD yang dibiayai dari sumber anggaran pembangunan. SPPD proyek diberikan oleh pimpinan proyek berkaitan dengan pekerjaan proyek.

Umumnya bentuk Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) digunakan di lembaga pemerintah, namun beberapa lembaga swasta/ perusahaan swasta menggunakannya.

Contoh Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)

b. Dokumen Eksternal

Dokumen yang dikeluarkan oleh instansi terkait dan digunakan untuk perjalanan dinas. Jenis dokumen eksternal biasanya berbeda-beda, karea tergantung kebutuhan dan tergantung pada daerah/wilayah mana yang dituju dalam perjalanan dinas serta jenis transportasi yang digunakan. Jenis-jenis dokumen eksternal, antara lain :

 Paspor (Passport)

Identitas warga negara yang akan melakukan perjalanan ke luar negeri. Dengan paspor dapat berpergian ke mancanegara tanpa harus dikatakan pendatang gelap.. paspor dapat dipergunakan berkali-kali sepanjang masih berlaku atau masih ada lembar untuk Exit Permit. Apabila lembar exit permit telah habis, perlu untuk mengganti paspor. Masa berlaku paspor adalah lima tahun.

Paspor yang digunakan unutk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh Departemen Luar Negeri, sedangkan paspor untuk umum yang tidak untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh kantor imigrasi setempat.

Dokumen-dokumen yang diperlukan untuk membuat paspor.

Dokumen yang diperlukan untuk mendapatkan paspor, antara lain :

Kartu Tanda Penduduk (KTP)

Kartu Keluarga (KK)

Ijazah pendidikan terakhir

Surat Keterangan (SK) pengangkatan pegawai, surat keterangan catatan kepolisian (SKCK)

Akta kelahiran

Surat tugas dari instansi terkait

Paspor berisi data, antara lain :

Nomor paspor

Nama pemegang

Jenis kelamin

Kewarganegaraan

Tempat dan tanggal lahir

Tanggal dikeluarkannya paspor

Tanggal masa berlaku paspor

Kantor yang mengeluarkan paspor

Foto diri pemegang paspor

Alamat

Lembar untuk exit permit atau visa

Cara mendapatkan paspor

Mengajukan permohonan, mengisi formulir, dan menyerahkan dokumen yang telah disebutkan di atas ke kantor imigrasi setempat.

Waktu untuk mengurus paspor sekitar tiga hari atau sampai dua minggu. Pemegang paspor harus hadir di kantor imigrasi untuk pemotretan dan tanda tangan berkas.

Macam-macam paspor

ada macam-macam paspor, antara lain :

Paspor Biasa (normal passport)

Paspor yang bersampul warna hijau, yaitu paspor yang digunakan oleh masyarakat umum. Paspor biasa diperoleh dari di kantor imigrasi setempat, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan masa berlakunya adalah lima tahun.

Paspor Dinas

Paspor yang bersampul warna biru, yaitu paspor untuk pegawai/pejabat pemerintah yang melaksanakan tugas kenegaraan/ perjalanan dinas ke luar negeri. Pengurusan paspor dilakukan di Departemen Luar Negeri dan hanya untuk pejabat pemerintah. Masa berlaku paspor tergantung dari keperluannya, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.

Paspor Diplomatik

Paspor yang bersampul warna hitam, yaitu paspor yang digunakan oleh pejabat diplomatik, seperti duta besar atau pejabat-pejabat tertentu kedutaan. Paspor diplomatik dikeluarkan oleh Departemen Luar Negeri dan ditulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.

Paspor Khusus

Paspor khusus oleh pejabat United Nations (PBB) dan biasanya mendapatkan perlakuan diplomatik. Ada dua amacam paspor khusus, yaitu bersampul warnamerah untuk pejabat tinggi PBB dan bersampul warna biru muda untuk staf PBB.

 Visa

Surat izin tinggal di suatu negara untuk periode tertentu. Visa dikeluarkan oleh kedutaan besar atau kantor perwakilan dari negara tujuan (kantor konsulat).

Visa berupa keterangan tertulis di atas selembar formulir, biasanya ditempel pada salah satu halaman paspor. Keterangan dalam visa berbeda-beda, ada visa yang mencantumkan lama ijin tinggal, nomor paspor, single visit, multiple visit, dan ada pula visa yang hanya mencantumkan nomor pemegang paspor. Single visit artinyavisa yang hanya berlaku untuk satu kali kunjungan. Multiple visit artinya berlaku untuk beberapa kali kunjungan dalam jangka waktu tertentu. Apabila pengunjungmelewati bats waktu izin tinggal disuatu negara maka disebut overstay

.

a. Macam-macam visa

Jenis visa bermacam-macam, antara lain :

Transit visa, yaitu visa biasa yang diberikan kepada seseorang yang singgah (transit) di suatu kota di suatu negara tertentu, biasanya hanya untuk 1-3 hari, kemudian melanjutkan perjalanan kembali ke negara tujuan.

Diplomatic visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat kedutaan, konsulat atau perwakilan suatu negara yang patut diberikan penghormatan atas dasar hukum dan pergaulan diplomatik internasional.

Official visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat resmi suatu negara, dalam hubungan internasional sebagai tanda persahabatan kedua negara.

b. Syarat-syarat untuk mendapatkan visa :

Menunjukkan paspor yang masih berlaku

Mempunyai tanda bukti perizinan memasuki suatu negara berupa kertas yang ditempel atau dicap di paspor (exit permit)

Sudah mempunyai tiket pulang pergi (round trip tickets) ke negara yang akan di kunjungi.

Membawa persiapan uang (travelers funds) untuk menjamin keadaan selama di luar negeri.

Memiliki surat garansi dan surat sponsor dari perusahaan dan dapat memberikan alamat tempat menetap yang akan dikunjungi sebagai alasan keberangkatan ke luar negeri.

Memiliki application form (formulir aplikasi) dan membayar biaya yang telah ditentukan oleh kedutaan atau perwakilan negara yang bersangkutan.

Menyerahkan pas foto berwarna.

c. Surat Keterangan Fiskal

Fiskal adalah biaya pajak yang harus dibayar oleh setiap warga negara Indonesia (WNI) yang akan berangkat ke luar negeri. Surat keterangan fiskal, yaitu surat keterangan pembayaran pajak yang dikeluarkan oleh Direktorat Jenderal Pajak kepada seseorang sebagai wajib pajak yang akan berangkat ke luar negeri, kecuali orang yang di biayai oleh pemerintah.

d. Exit Permit

Exit permit, yaitu bukti dari imigrasi setempat bahwa telah memasuki atau meninggalkan negara yang bersangkutan. Bentuk exit permit adalah berupa lembar kertas yang sudah di stempel oleh kantor imigrasi kemudian di tempel atau dilampirkan pada paspor.

e. Sertifikat Kesehatan (health certificate)/ yellow card

Surat keterangan imunisasi untuk vaksinasi penyakit tertentu. Surat keterangan ini dapat berupa tergantung epidemik penyakit yang menyerang suatu negara tertentu. Yellow card dapat di ambil di rumah sakit yang mempunyai lisensi WHO.

f. Tiket Transportasi

Pertimbangan dalam memilih alat transportasi, antara lain :

Apabila tempat yang dituju dekat atau lama perjalanan kurang dari tiga jam dengan kendaraan darat, sebaiknya tidak menggunkan pesawat terbang tetapi menggunakan kendaraan kota, seperti bus, atau kereta api.

Apabila perjalanan darat lebih dari empat jam, sebaiknya menggunakan pesawat terbang.

Hal-hal yang harus diperiksa dalam pembelian tiket pesawat terbang, yaitu sebagai berikut:

Jurusan dan rute pesawat terbang yang ditumpangi pimpinan.

Kelas penerbangan.

Status penerbangan, apakah sudah ada konfirmasi OK atau masih dalam daftar tunggu (waiting list)

Pengaturan tempat duduk (seating arrangement), apakah :

o Window seat (tempat duduk dekat jendela)

o Middle seat (tempat duduk di tengah)

o Front row (tempat duduk di baris depan)

Status tiket

o Full fares/ endorsable

Tiket pesawat yang tarifnya paling mahal, karena dapat mengganti jadwal penerbangan dan dapat mengganti pesawat (flight) ke airlines (perusahaan maskapai penerbangan) yang lain.

o Nonendorsable

Tarifnya lebih murah dari pada endorsable, dimana dapat mengganti jadwal penerbangan tetapi tidak dapat mengganti pesawat (flight) ke airlines (perusahaan maskapai penerbangan) lain.

g. Voucher Penginapan

Sebelum pimpinan berangkat melaksanakan perjalanan dinas, sebaiknya administrasi kantor/sekretaris harus sudah membeli voucher kamar hotel, biasanya melalui biro perjalanan. Di dalam voucher sudah tercantum nama pemesanan, nama hotel, nomor kamar, tanggal masuk dan tanggal keluar.

A.4.3 Persiapan Transportasi Dan Akomodasi

Untuk kemudahan dan kelancaran selama pelaksanaan perjalanan dinas pimpinan, diperlukan persiapan transportasi dan akomodasi (penginapan) yang matang. Berikut penjelasannya :

a.      Persiapan transportasi

 Perjalanan dinas menggunakan transportasi darat (mobil dan kereta api)

 Perjalanan dinas menggunakan mobil

Hal-hal yang harus di siapkan apabila perjalanan dinas menggunakan mobil, antara lain :

o Surat-surat, seperti SIM, STNK, Kartu Asuransi, KTP, dan surat-surat lainnya.

o Membawa peta dan rute perjalanan yang akan di lalui.

o Memeriksa kondisi mobil sampai layak jalan.

o Menyiapkan rencana perjalanan, seperti memeriksa kembali janji dan jadwal kertemuan, mencatat nomor telepon dan alamat perusahaan yang menjadi mitra bisnis.

o Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.

o Menyerahkan semua dokumen yang diperlukan kepada pimpinan dalam perjalanan dinas.

 Perjalanan dinas menggunakan kereta api

Hal-hal yang harus di siapkan apabila perjalanan dinas menggunakan kereta api, antara lain :

o Usahakan mendapat tiket kereta api sebelum jadwal penerbangan.

o Dapatkan konfirmasi dari bagian informasi tentang jadwal keberangkatan dan kedatangan di stasiun tujuan serta konfirmasi tentang ada tidaknya penundaan keberangkatan.

o Menyiapkan rencana perjalanan, seperti memeriksa kembali janji dan jadwal kertemuan, mencatat nomor telepon dan alamat perusahaan yang menjadi mitra bisnis.

o Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.

o Menyerahkan semua dokumen yang diperlukan kepada pimpinan dalam perjalanan dinas.

 Perjalanan dinas menggunakan transportasi laut (kapal laut)

Hal-hal yang harus di siapkan apabila perjalanan dinas menggunakan kapal laut, antara lain :

o Dapatkan tiket kapal laut sebelum jadwal keberangkatan.

o Konfirmasi kepada petugas, dari pelabuhan mana keberangkatannya.

o Periksa kembali masa berlaku paspor dan visa pimpinan (untuk perjalanan ke luar negeri).

o Dapatkan mata uang asing dan travelers cheque.

o Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.

o Menyerahkan semua dokumen yang diperlukan kepada pimpinan dalam perjalanan dinas.

o Usahakan ada penjemputan di pelabuhan tujuan.

o Menyiapkan rencana perjalanan.

 Perjalanan dinas menggunakan transportasi udara (pesawat terbang)

Hal-hal yang harus di siapkan apabila perjalanan dinas menggunakan pesawat terbang, antara lain :

o Dapatkan tiket pesawat sebelum jadwal keberangkatan.

o Periksa kembali masa berlaku paspor dan visa pimpinan (untuk perjalanan ke luar negeri).

o Dapatkan mata uang asing dan travelers cheque.

o Pastikan semua barang yang dibawa tidak melebihi berat maksimum yang telah ditentukan.

o Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.

o Menyerahkan semua dokumen yang diperlukan kepada pimpinan dalam perjalanan dinas.

o Usahakan ada penjemputan di bandara tujuan.

o Menyiapkan rencana perjalanan.

Hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan transportasi perjalanan dinas, sebagai berikut :

Efisiensi dan efektivitas dalam menentukan jenis transportasi yang digunakan.

Transportasi untuk saat keberangkatan, kepulangan, dan transportasi yang digunakan di lokasi pertemuan bisnis (bila diperlukan).

Menentukan jenis transportasi yang digunakan, seperti memakai kendaraan dinas atau pribadi, memakai kereta api atau rental mobil, memakai biro jasa, ataupun memakai jasa maskapai penerbangan.

Faktor lamanya jangka waktu pertemuan bisnis akan menjadi pertimbangan dalam menentukan jenis kendaraan.

Dalam menyusun rancana transportasi, sekretaris harus memiliki daftar lengkap tentang nama dan alamat biro-biro perjalanan, nama-nama maskapai penerbangan, dan jadwal perjalanan kereta api.

b.      Persiapan akomodasi

 Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam persiapan akomodasi, yaitu sebagai berikut :

 Pemesanan kamar hotel

Pemesanan kamar hotel dilakukan sehari sebelumnya, bisa melalui telepon, faximile, atau pesan langsung dengan menggunakan KTP untuk memudahkan pengecekan.

 Check In

Dilakukan pada saat pemesanan kamar di bagian reservation (pemesanan) dan front office (resepsionis).

 Check Out

Pada umumnya hotel menentukan waktu check out sekitar antara pukul 12.00 – 14.00 di hari terakhir menginap. Dalam proses check out resepsionis akan menghubungi bagian-bagian yang ada di hotel untuk mengetahui fasilitas apa saja yang telah di gunakan oleh tamu yang belum dibayar.

 Cara pembayaran

Biasanya pembayaran ini hanya untuk biaya kamar. Untuk biaya-biaya lainnya dapat dibayarkan pada saat check out.

Agar dapat menyusun perencanaan akomodasi, sekretaris harus mengetahui hal-hal berikut, yaitu:

 Lokasi/tempat tujuan perjalanan dinas.

 Lamanya perjalanan dinas.

 Jenis acara perjalanan dinas

 Jenis-jenis akomodasi

 Hotel

 Motel

 Resort

A.4.4. Persiapan Daftar Perjalanan Dinas (Itinerary)

Daftar perjalanan (itinerary) adalah sebuah rencana kegiatan yang akan dilakukan selama perjalanan dinas, yang merupakan kombinasi antara daftar perjalanan dan janji temu/pertemuan.

Adminisrasi kantor/sekretaris harus membuat lembaran daftar perjalanan dalam rangkap 4, lembar pertama (asli) diserahkan kepada pimpinan, lembar kedua untuk wakil pimpinan, lembar ketiga untuk manajer atau staf yang dituju oleh pimpinan, dan lembar keempat untuk sekretaris yang disimpan dalam arsip perusahaan. 18

a. Membuat daftar perjalanan dinas.

Daftar perjalanan dinas memuat hal-hal berikut :

 Waktu keberangkatan : hari, tanggal, bulan, tahun, dan pukul.

 Tempat tujuan perjalanan dinas, nama kota atau nama negara untuk perjalanan ke luar negeri.

 Jangka waktu perjalanan dinas : jumlah hari/minggu/bulan.

 Jenis transportasi yang dipakai :

o Transportasi darat, laut, atau udara

o Kendaraan dinas/kantor

o Kendaraan pribadi

o Kendaraan sewa/rental

o Kereta api

 Tujuan perjalanan dinas :

o Rapat kerja

o Mengikuti tender proyek

o Kerja sama usaha dengan mitra bisnis

o Pembukaan cabang perusahaan yang baru

o Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS)

o Seminar

o Lokakarya

 Kapan selesai/tiba kembali :

o Pukul berapa

o Hari apa

o Tanggal berapa

o Bulan berapa

o Tahun berapa

o Jenis transportasi yang dipakai apa

o Datang/tiba dimana : stasiun/bandara/terminal mana

b. Kegunaan daftar perjalanan dinas :

 Untuk pimpinan sebagai pedoman dalam melakukan perjalanan dinas.

 Untuk wakil pimpinan sebagai petunjuk berapa lama menggantikan pimpinan.

 Untuk sekretaris sebagai pedoman dalam menangani administrasi pimpinan selama pimpinan tidak ada di tempat.

A.4.5. Persiapan Pembiayaan Perjalanan Dinas

Membuat rencana anggaran biaya secara rinci yang mencakup jumlah biaya yang telah dikeluarkan oleh perusahaan untuk kepentingan pembiayaan selama perjalanan dinas pimpinan.

a. Jenis-jenis pembiayaan perjalanan dinas pimpinan

 Biaya dokumen perjalanan. Misalnya, biaya pengurusan paspor, biaya fiskal dan airport tax, biaya exit permit, dan biaya health certificate.

 Biaya trasportasi, meliputi biaya transport pulang pergi, dan biaya transport lokal selama dalam perjalanan dinas.

 Biaya akomodasi.

 Biaya acara / kontribusi penyelenggaraan acara. Misalnya, biaya seminar, dan biaya pelatihan.

 Biaya meal entertainment, yaitu biaya yang digunakan untuk menjamu relasi.

 Biaya konsumsi

 Biaya lunsum/perdien, yaitu biaya pengganti selama bekerja di luar perusahaan.

b. Macam-macam alat pembayaran

 Uang tunai

Sesuatu yang diterima secara umum sebagai alat tukar dan alat bayar.

 Travelers Funds (uang dalam bentuk lain)

Uang dalam bentuk lain yang berguna untuk menjamin keamanan pimpinan selama melaksanakan perjalanan dinas. Travelers Funds dapat diperoleh dari bank dan biasanya memiliki wujud sebagai berikut :

o Travelers Cheque, yaitu sejenis cek dengan jumlah nominal yang berbeda-beda, dengan jumlah nominal yang relatif kecil mulaidari US$ 10, 20, 50, atau 100 dan ditandatangani pada saat pembelian.

o Letter of Credit (L/C), yaitu surat yang digunakan ketika seseorang membutuhkan dana dalam jumlah besar selama dalam perjalanan, biasanya digunakan untuk pembayaran bisnis dalam jumlah besar.

o Credit card (kartu kredit), yaitu kartu yang diterbitkan suatu bank, dimana bank penerbit kartu kredit tersebut meminjamkan uang kepada konsumennya. Dapat digunakan untuk pembayaran kredit ataupun ketika memerlukan uang tunai.

B. Penanganan Perjalanan Dinas

B.1. Mengatur Jadwal Perjalanan Dinas

Jadwal perjalanan sebaiknya dibuat tidak terlalu ketat. Pengaturan waktu pertemuan yang satu dengan pertemuan yang lainya jangan dibuat terlalu berdekatan, sediakan waktu untuk perjalanan dari satu tempat ke tempat pertemuan lain. Dengan demikian, pikiran dan tenaga tetap segar, sehingga seluruh acara perjalanan dinas pimpinan akan terlaksana dengan baik dan tujuan perjalanan dinas dapat mencapai target sesuai dengan rencana kegiatan yang telah ditetapkan perusahaan.

1. Cara Menyusun Jadwal Perjalanan Bisnis

Seorang sekretaris diharapkan mampu membantu pimpinan dalam menyusun atau mengatur jadwal perjalanan. Pengaturan jadwal perjalanan pimpinan ini, diantaranya harus berpedoman pada timetable (daftar waktu perjalanan) dari semua perusahaan transportasi yang akan dipakai dalam perjalanan dinas ini.

2. Langkah-Langkah Meyusun atau Mengatur Jadwal Perjalanan Dinas

Langkah–langkah yang harus dilakukan sekretaris dalam menyusun atau mengatur jadwal perjalanan dinas, yaitu sebagai berikut:

a. Mengetahui terlebih dahulu rencana perjalanan pimpinan dan kegiatan-kegiatan pimpinan selama acara perjalanan dinas tersebut.

b. Memelajari timetable (daftar waktu perjalanan). Timetable (daftar waktu perjalanan) adalah buku berisi daftar rute perjalanan, waktu keberangkatan (departure), waktu kedatangan atau tiba di tempat tujuan (arrival), dan jenis alat transportasi apa yang digunakan (kereta api, mobil, pesawat terbang, atau kapal laut).

Timetable (daftar waktu perjalanan) pesawat terbang biasanya memuat informasi tentang:

1) Daftar nama-nama kota atau kabupaten keberangkatan dan kota atau kabupaten tujuan.

2) Daftar waktu keberangkatan dan waktu tiba di tempat tujuan.

3) Jenis atau tipe dan nomor penerbangan (untuk transportasi udara).

Agar jadwal perjalanan pimpinan dapat diatur dengan baik, seorang administrasi kantor atau sekretaris sebaiknya harus memiliki buku timetable (daftar waktu perjalanan). Dengan demikian, sekretaris dapat merencanakan akan memakai perusahaan transportasi yang mana, apakah transportasi darat, laut, atau udara. Jadwal perjalanan pimpinan kemudian disesuaikan dengan hari dan waktu jadwal keberangkatan alat transportasi. Buku timetable (datar waktu perjalanan) dikeluarkan oleh perusahaan transportasi dan pada umumnya berlaku untuk jangka waktu tertentu, seperti tiga bulan, enam bulan, atau satu tahun.

Contoh timetable (daftar waktu perjalanan).

Contoh daftar perjalanan dinas

B.2. Membuat Laporan Perjalanan Dinas

Apabila semua kegiatan perjalanan dinas telah selesai dilaksanakan, tugas terakhir yang harus diselesaikan seorang administrasi kantor/sekretaris atau staf dibagian perjalanan dinas adalah membuat laporan perjalanan dinas.

Ada dua laporan perjalanan dinas yang harus dibuat, antara lain membuat laporan tentaang hasil perjalanan dinas dan laporan pembiayaan perjalanan dinas.

B.2.1. Laporan Hasil Perjalanan Dinas

Setelah pimpinan selesai melaksanakan tugas perjalanan dinas, administrasi kantor/sekretaris atau staf yang bertanggung jawab membuat laporan tentang apa saja yang telah dilakukan selama perjalanan dinas. Inti dari laporan berkaitan dengan tujuan dilaksanakannya perjalanan dinas, seperti beraa lama perjalanan dinas tersebut dilakukan, kapan berangkat, dan kapan pulang kembali.

B.2.2. Laporan Pembiayaan Perjalanan Dinas

Setelah acara perjsslsnsn dinas pimpinan selesai, ada satu lagi tugas penting untuk seorang administrasi kantor/sekretaris, yaitu menyusun laporan keuangan yang telah dikeluarkan untuk membiayai perjalanan dinas pimpinan tersebut.

Langkah-langkah yang harus dilakukan administrasi kantor/sekretaris dalam menyusun laporan keuangan biaya perjalanan dinas pimpinan, yaitu sebagai berikut.

 Mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran, seperti kuitansi, bon, nota, atau catatan-catatan kecil bukti pengeluaran uang.

 Mengelopmpokkan bukti pengeluaran tersebut ke dalam pos-pos. misalnya, pos biaya penginapan, pos biaya transportasi, pos biaya entertainment (biaya yang dikeluarkan untuk menjamu mitra atau relasi bisnis), pos biaya makan dan minum, dan pos pengeluaran lainnya.

 Menjumlah secara keseluruhan pos pengeluaran tersebut, sehingga akan terlihat jumlah nominal uang yang sudah dikeluarkan perusahaan untuk perjalanan dinas pimpinan.

BAB III

PENUTUP

Kesimpulan

Perjalanan dinas adalah perjalanan ke suatu tempat kerja yang berbeda yang ditentukan oleh perusahaan. Perjalanan dinas dilaksanakan oleh pimpinan berkaitan dengan tugas pekerjaan untuk jangka waktu tertentu. Peran administrasi kantor  atau seorang sekretaris sangat penting, karena dengan adanya administrasi atau sekretaris yang memiliki pengetahuan dan keterampilan tentang semua hal yang berkaitan dengan perjalanan dinas, maka perjalanan dinas dapat berjalan sesuai prosedur ,mulai dari tahap persipan, tahap pelaksanaan, dan tahap pelaporan.

DAFTAR PUSTAKA

Bratawidjaja, Thomas Wijaya. 1996. Sekeretaris Profesional. Jakarta Pusat: PT. Pustaka Binaman

Pressindo.

Dwiantara, Lukas. Rumsari Hadi Sumarto. 2000. Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Kanisius.

Kadarmo, Siwi. 1998. Sekretaris dan Tugsa-tugasnya. Jakarta: Nina Dinamika.

Nuraeni, Nani. 2008. Panduan Menjadi Sekretaris Profesional. Jakarta: Visimedia.

Sedarmayanti. 1990. Tugas dan Pengembangan Sekretaris. Bandung: Ilham Jaya.

Wursanto, Ig. 2004. Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Penerbit.